E-Mail Signatur erstellen – Wie Sie Abmahnungen und Bußgelder vermeiden

E-Mail Signatur erstellenSeit dem 01.01.2007 müssen in geschäftlichen E-Mails alle Angaben wie auf Geschäftsbriefen enthalten sein. Unternehmen, die die Pflichtangaben in ihren E-Mails nicht aufführen, sind der Gefahr von wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen ausgesetzt. Der zuständige Richter am Registergericht kann bei Verstößen bzgl. der E-Mail Signatur außerdem Ordnungsgelder bis 5.000,- Euro festsetzen. Durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurden die §§ 37a, 125a HGB, § 80 AktG, § 35a GmbHG, § 25a GenG neu gefasst und klargestellt, dass diese ‚Impressumspflicht‘ nun auch für E-Mails gilt. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die aktuelle Rechtslage und erläutern, welche Angaben in E-Mails auf jeden Fall gemacht werden sollten, um teure Abmahnungen bzw. Ordungsgelder wegen falscher oder nicht vorhandener E-Mail Signaturen zu vermeiden. Viele Vorgaben sind ähnlich wie beim Impressum einer Website, es gelten jedoch teilweise abweichende Regelungen für E-Mail Signaturen.
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E-Mail Signatur erstellen

Signaturen am Ende einer E-Mail erleichtern die Kontaktaufnahme im Falle einer Rückfrage. Außerdem stellten sie klar, wer der eigentliche Absender der E-Mail ist und welche Rechtsform dieser Absender besitzt. Durch die Zunahme des E-Mail-Verkehrs sah sich der Gesetzgeber zum Handeln veranlasst. Die Pflicht, eine Art Impressum in der E-Mail-Signatur zu führen, leitet sich aus dem 2006 verabschiedeten ‚Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)‘ ab.

E-Mails sind Geschäftsbriefe

Dieses Gesetz (EHUG) trat zum 1. Januar 2007 in Kraft und hat unter anderem folgende Paragrafen erweitert:

Handelsgesetzbuch (HGB): § 37a Abs. 1:

Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

GmbH-Gesetz (GmbHG): § 35a Abs. 1 ‚Angaben auf Geschäftsbriefen‘:

Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Aktiengesetz (AktG): § 80 Abs. 1 ‚Angaben auf Geschäftsbriefen‘:

Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Um die E-Mail-Signatur rechtssicher zu gestalten, gelten nun also formal die gleichen Vorschriften wie bei Geschäftsbriefen.

Demnach müssen im ‚E-Mail-Impressum‘ folgende Angaben enthalten sein:

Inhalt und Pflichtangaben in der E-Mail Signatur

Welche Pflichtangaben Sie in der E-Mail zu machen haben, hängt davon ab, ob Sie im Handelsregister eingetragen sind oder nicht.

E-Mail Signatur mit Handelsregistereintrag

  • Bezeichnung der Rechtsform
  • Firmenname (im juristischen Schrifttum bei der GmbH umstritten, wie raten jedoch stets zur Angabe)
  • ggf. ob sich Ihre Gesellschaft in Liquidation befindet
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und HR-Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
  • Zusätzlich müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachname angegeben werden.
  • Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Zudem ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname anzugeben.

E-Mail Signatur ohne Handelsregistereintrag

  • Vor- und Nachname des Gesellschafters, der Gesellschafter
  • Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts dieser Zusatz oder die Abkürzung GbR
  • Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers
  • Die Geschäftsbezeichnung kann enthalten sein.
  • Zudem wird natürlich empfohlen, im E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur auch Angabe zur Telefon- und Faxnummer sowie die Adresse Ihrer Website zu hinterlassen.

Früher galt die Gewerbeordnung für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmen

Für nicht im Handelsregister eingetragene Unternehmer galten bis März 2009 die Vorschriften der Gewerbeordnung (GewO), die als Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen vorschrieb:
Mindestens ein ausgeschriebener Vorname, Zuname (Familienname),
Ladungsfähige Anschrift, bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft alle diese Angaben über jeden Gesellschafter.

Seit März 2009 ist der § 15b GewO Namensangabe im Schriftverkehr‘ a.F. entfallen:

(1) Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Der Angaben nach Satz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Satzes 1; Satz 2 ist nicht auf sie anzuwenden.
(2) Ausländische juristische Personen müssen auf allen Geschäftsbriefen im Sinne des Absatzes 1, die von einer gewerblichen Zweigniederlassung oder unselbständigen Zweigstelle im Inland ausgehen, den Ort und den Staat ihres satzungsmäßigen Sitzes sowie ihre gesetzlichen Vertreter mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben.
(3) Absatz 2 findet keine Anwendung auf ausländische juristische Personen, die nach den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder der anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gegründet sind und ihren satzungsmäßigen Sitz, ihre Hauptverwaltung oder ihre Hauptniederlassung innerhalb der Europäischen Union haben. Für juristische Personen, die nach den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder der anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gegründet worden sind und ihren satzungsmäßigen Sitz, jedoch weder ihre Hauptverwaltung noch ihre Hauptniederlassung innerhalb der Europäischen Union haben, gilt dies nur, wenn ihre Tätigkeit in tatsächlicher und dauerhafter Verbindung mit der Wirtschaft eines Mitgliedstaates steht.

Die IHK rät jedoch den Unternehmern, auf die Angaben in der E-Mail Signatur nicht zu verzichten. Dieser Meinung folgen wir und raten Ihnen zu diesen Angaben in Ihrer E-Mail Signatur, auch wenn Sie keinen Eintrag im Handelsregister haben.

Disclaimer, Haftungsausschlüsse, Geheimhaltungsklauseln in E-Mail Signaturen

Es sollten keine rechtlichen Hinweise (Disclaimer) in der E-Mail Signatur vorhanden sein, die möglicherweise zu rechtlichen Nachteilen führen könnten. Die überwiegende Auffassung im juristischen Schrifttum misst diesen sog. Disclaimern in E-Mail Signaturen keine rechtliche Relevanz bei. Sie sollten daher Formulierungen wie diese vermeiden:

Diese E-Mail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Wenn Sie nicht der richtige Adressat sind, oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie bitte den Absender und löschen Sie diese Mail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser E-Mail und der darin enthaltenen Informationen sind nicht gestattet.

Fazit:

Prüfen Sie vorher ihre notwendigen Pflichtangaben für das E-Mail-Impressum, denn eine fehlerhafte E-Mail-Signatur kann sogar zur Abmahnungen führen. Außerdem sind Ordnungsstrafen durch das Registergericht im Falle einer Zuwiderhandlung bis zu 5.000 Euro möglich. Eine E-Mail ohne Signatur kann abgemahnt werden. Bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag gehören Firmenname, Rechtsform, Registergericht und Nummer, alle Geschäftsführer (bei GmbH) und ggf. Vorstandsvorsitzende und der Vorstandsvorsitzende sowie die Vorstandsmitglieder (bei AG) in die E-Mail Signatur. Bei einem Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gelten die gleichen Regeln für das E-Mail-Impressum in der E-Mail-Signatur wie beim Geschäftsbrief. Neben der E-Mail Signatur kann der übrige Platz in der E-Mail-Signatur relativ frei gestaltet werden. Firmenlogos können z.B. zusätzlich zur Textform eingefügt werden.

 

 

Autor: Johnny Chocholaty LL.B. (Verfasst am 18. Dezember 2014)

Johnny Chocholaty LL.B. ist Wirtschaftsjurist und Geschäftsführender Gesellschafter bei der Website-Check GmbH. Außerdem ist er vom TÜV-Rheinland zertifizierter interner und externer Datenschutzbeauftragter. Johnny Chocholaty ist verantwortlich für die Betreuung von mehr als 1.000 Website-Check Kunden im In – und Ausland.
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